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まずはシステムをつなげてみてはどうでしょう?


まずはシステムをつなげてみてはどうでしょう?

 先週はブログをお休みしておりました。楽しみにされていた方(いるのか?(笑))申し訳ございません。

 先日、京都府・公益財団法人 京都産業21さん主催の京都府中小企業応援隊AI・IoTセミナーのDAY2に登壇させていただきました。(DAY1についてはこちら

 この会では「手軽にIoTをやってみよう」的な内容をさせてもらいました。

 この会でIoTの説明をするときに使ったスライドがこちら

 このスライドでは「データを取得する」だけじゃなくて、それを分析して、活用するところがセットであることを言っているのですが、どうも「分析」というのが難しく見えてしまうのかもしれません。

 あんまりここは難しく考えずに、「○○ができたら便利だな」みたいなことを想像してもいいと思うんですね。

 しかも、ついつい「あれもこれも」となってしまう。

RPAを導入する際もそうです。

 いきなり難しいことを考えてしまうと、複雑になるだけじゃなくて、「その後」が大変になります。

 「その後」とは何かというと、「導入した後」です。

 社内のシステムというのは、一旦入れると長い間使われます。しかし、ビジネスやそれに付随するプロセスは可変です。システムが重荷になってしまって、足を引っ張ってしまっては元も子もありません。

 可能な限りシンプルに、できるだけ細かく分割して「いつでも変えることができる」「いつでもやめることができる」ように作っておくのがベストです。

 ただ、今までの大型システムの開発になれてしまうと、どうしてもやりにくい。

 要件を考える場合でも、どうしても膨大な機能一覧を作ってしまう。

 トレーニングじゃないですが、まずは手元の業務を簡単にする方法を手始めにやってみてもいいかもしれません。

 例えば「○○をすると、△△ができる」という基本的なステップを考えて見ましょう。

 これはシステムの基本的な処理方法の一つ「if…else」と似ているのですが、○○が「トリガー」と言います。

 例えば、「メールで請求書が送ってきた」ら「一覧表に記録する」というような業務をよくやっていると思います。

 前半はメール、後半はExcelなどのシステムを使ってますね。

 これらをつなげるだけでも、結構な業務削減になります。

 OutlookとExcelをマクロでつなげるという方法が代表的かもしれませんが、マクロを組むということ自体がハードルが高いです。

 が、今はそれらをつなげてくれるフリーのツールがあります。

 IFTTT(イフト)とかZapier(ザピエル)というツールです。

 両方とも英語版しかないのですが、それほど難しい英語でもないので試してみてもいいかもしれません。

 それぞれ扱っているシステムの種類が違うので、適宜使い分けていけばいいと思いますが、IFTTTはLINEに対応していたりします。一方、GmailやGoogle Spreadsheetなどのアプリに強いのがZapierです。

 例えば、このブログが登録されるとLINEに送るというツールも簡単に自分で作成できるわけです。

 是非お試し下さい。

 会社でクラウドシステムが使えるかどうかという試金石にもなるでしょう。やや皮肉が入ってますが(笑)