テクノロジー

「メールやファイル」という概念すら実はもう古い

 電子メールっていつから皆さんは使われていますか?

私はパソコン通信の時代から使っていますので、もう30年くらいになりますかね?

使い始めた頃は、本当に流通量も少なくて、1日に1回でも見れば充分というくらいの牧歌的な時代でした。

 90年代後半に「メールマガジン」とか「メーリングリスト」が流行し始めて、新しいメディア(もうメディアという言葉自体に古さを感じます(笑))として頻繁に使われるようになったり、さらにはシステムからのメール通知機能が2000年代に入って実装されるようになり、もう仕事にもなくてはならないツールになりました。

 が、一方で当然流通量が多くなると、様々な問題もあるわけで

・メールの洪水に溺れる(私よく溺れます)

・セキュリティ対策が厳しくなって、本来迷惑メールではないものまで分類されてしまう

・メールで議論をすると、論点が錯綜してしまって、何が何だか分からなくなる

ようなことが起きてきます。

 最近では、slackなどのチャットツールでやりとりをするようなことも増えてきました。(私たちも開発では使ってます)また、ディスカッション用の掲示板みたいなものも併用しています。

チャットツールは気軽で楽な反面、論点が錯綜しやすいのは変わりませんし、また、途中で仲間に入った人が過去のチャットを遡るのが大変すぎる(笑)(ツールの問題でもないような気がしますが)まぁ、検索ができるというはとてもいいですね。

 確かに、メールもPOPからIMAPになることで、どの端末でも閲覧できるようになりましたし、検索もしやすくなりましたね。

 では、チャットツールとメールの違いは何か?と考えると色んな考えがあるかもしれませんが、

メールは個人の箱。チャットや掲示板はグループの箱みたいなものでしょうか?

 何か情報を探して再利用することを前提とした場合、メールの場合は人によって、蓄積された情報に差がありますし、送られた人が必ずメールを残しているとも限らない。一方チャットや掲示板の場合は、管理者が消さない限りは残り続けるわけですし、同じものをみているので、「特定の人しか探すことができない」というのを防ぐことができるんですよね。

 実はファイルも同じ。

 ファイルというのは共有できますが、それぞれのローカルに保存されるので、結局色んなバージョンが発生してしまい、混乱を生みやすいんです。

 これをグループで編集するようなカタチ(例えば、G suiteやOfficeオンラインなど)に変えることで、バージョンの管理もしやすくなるわけです。

 昔から仕事は複数の人を跨がっておこなわれるにもかかわらず、個別化することで却って業務プロセスや仕組みが複雑化してしまっているという状態なのかもしれません。ITはその個別化を促進してきた面もありますからね。

 個人向けサービスは個別化が重要ですが、ビジネスの場合はやはりチームで仕事をするので、チームが使いやすいということが重要なのですが、その思想を考えずにシステムを構築すると、「システムを入れたけども仕事が却って大変になる」しまうんです。

 そのメタファーとして「メールとファイルは既に古い」と申し上げた次第です。

 もちろん、別に古いから悪い、新しいからいいというわけではないです。結局は目的に合っていて、コストパフォーマンスが良ければいいわけで。

 ただ、働き方もどんどん変わってきているので、それに合わせて使えるか?というのは、ツールを選ぶ際にはとても重要な基準になってきます。

 メールやファイルは今と全然働き方が違う時代に基本が作られた概念。それがこれからの働き方に合っているのか?というのは冷静に考えた方がいいかもしれません。

 来週はお盆の週ですね。ご先祖様に感謝をしつつ、ブログもお休みいたします。

また、お盆明けにお読みいただければ幸いです。

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